Das Dokument
Ist es überhaupt das richtige Dokument? Hat es die aktuellste Version? Sind die erforderlichen formalen Anforderungen erfüllt? Stelle ich es überhaupt dem richtigen Dokumentenanwender bereit?
Um hier den Überblick zu behalten und Ordnung zu wahren, gibt es spezielle dafür entwickelte Dokumentenmanagement Software, so genannte Dokumentenmanagementsysteme - kurz DMS - zum systematischen, standardisierten und normkonformen Erstellen, Pflegen, Verwalten und Lenken von Dokumenten. Sie regeln den Austausch großer Mengen von elektronischen Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie den Zugriff der Mitarbeiter darauf. Sie minimieren den Aufwand für die Verwaltung und Archivierung und erhöhen gleichzeitig die Durchlaufgeschwindigkeit um ein Vielfaches. Die Integration von vertrauten Anwendungen wie die von Microsoft-Office erleichtert dabei zusätzlich das Arbeiten mit Dokumenten und ermöglicht somit eine einfache und intuitive Nutzung.
Die Software
Heraus kommt schließlich ein eigener persönlicher Assistent, der einen informiert, erinnert und - wenn es sein muss - eskaliert. Ein wahres Organisationstalent. Er verschafft Transparenz über offene Aufgaben, den Status von Dokumenten sowie ihren kompletten Dokumentenzyklen, wahrt Standards nach bestimmten Vorgaben (z.B. Corporate Design). Er überwacht alle kritischen Merkmale, wie Liegezeiten im Workflow, Gültigkeit der Querverweise, Versionsüberwachung, Verteilung, Maßnahmenüberwachung usw., so dass der Autor von formellen und administrativen Tätigkeiten weitgehend entlastet wird. So wird nichts vergessen, man behält ohne Mühe stets den Überblick und kann sich auf den Dokumenteninhalt konzentrieren.