Perfekte Unterstützung des Dokumentenlebenszyklus

Erstellen, taggen, importieren, exportieren, freigeben, bereitstellen, suchen … Das Dokumentenmanagement.

Perfekte Unterstützung des Dokumentenlebenszyklus Das Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten in elektronischen Systemen und wird vorranging als Bestandteil des übergreifenden Enterprise Content Management gesehen, dem ECM, welches die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse umfasst. Das Dokumentenmanagement ist somit neben Workflow, Collaboration, Records Management, elektronischer Archivierung, Inputmanagement und Outputmanagement eine integrierte Komponente eines übergreifenden Systems.

Das Dokument

Ist es überhaupt das richtige Dokument? Hat es die aktuellste Version? Sind die erforderlichen formalen Anforderungen erfüllt? Stelle ich es überhaupt dem richtigen Dokumentenanwender bereit?

Um hier den Überblick zu behalten und Ordnung zu wahren, gibt es spezielle dafür entwickelte Dokumentenmanagement Software, so genannte Dokumentenmanagementsysteme - kurz DMS - zum systematischen, standardisierten und normkonformen Erstellen, Pflegen, Verwalten und Lenken von Dokumenten. Sie regeln den Austausch großer Mengen von elektronischen Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie den Zugriff der Mitarbeiter darauf. Sie minimieren den Aufwand für die Verwaltung und Archivierung und erhöhen gleichzeitig die Durchlaufgeschwindigkeit um ein Vielfaches. Die Integration von vertrauten Anwendungen wie die von Microsoft-Office erleichtert dabei zusätzlich das Arbeiten mit Dokumenten und ermöglicht somit eine einfache und intuitive Nutzung.

Die Software

Heraus kommt schließlich ein eigener persönlicher Assistent, der einen informiert, erinnert und - wenn es sein muss - eskaliert. Ein wahres Organisationstalent. Er verschafft Transparenz über offene Aufgaben, den Status von Dokumenten sowie ihren kompletten Dokumentenzyklen, wahrt Standards nach bestimmten Vorgaben (z.B. Corporate Design). Er überwacht alle kritischen Merkmale, wie Liegezeiten im Workflow, Gültigkeit der Querverweise, Versionsüberwachung, Verteilung, Maßnahmenüberwachung usw., so dass der Autor von formellen und administrativen Tätigkeiten weitgehend entlastet wird. So wird nichts vergessen, man behält ohne Mühe stets den Überblick und kann sich auf den Dokumenteninhalt konzentrieren.

Die Nachfrage nach Dokumentenmanagementsystemen in der Industrie, im Handel und im Dienstleistungsbereich wächst stetig. Großunternehmen profitieren seit jeher davon. Doch auch kleinere und mittelständische Unternehmen entwickeln eine starke Nachfrage nach Dokumentenmanagementlösungen. Auch die Funktionsbereiche werden immer vielfältiger. Dokumentenmanagement-Software dient den Unternehmen nicht mehr nur noch für die reine Dokumentenverwaltung, sondern entwickelt sich vielmehr zu einem dynamischen Steuerungsinstrument der dokumentenbasierten Geschäftsprozesse, um sich aktiv den sich stetig ändernden Marktanforderungen zu stellen und weiterzuentwickeln. Einsatzbereiche, wie das Qualitätsmanagement, die Dokumentation nach bestimmten Standards oder Vorgaben, seien es Formulare oder Vorlagen nach dem CD, die Produkt- bzw. Prozessdokumentation sowie Marketing-und Vertriebsdokumentation oder das Vertrags-und Formularmanagement profitieren seit jeher vom softwarebasierten Dokumentenmanagement.

Mittlerweile gibt es für DMS auch freie Software (unter lizenzgebührenfreien Open-Source-Lizenzen), Open oder als Community Edition, wie z.B. Open-Xchange. Doch sobald ein Unternehmen hohe Normenanforderungen zu erfüllen hat, kommt es zu Fragen der Haftung sowie zu Themen wie Weiterentwicklung, Wartung und Service. Ab hier warten Dienstleister mit kommerzieller Software auf. Programme wie PLATO XERI stellen eine auf höchster Sicherheit basierende und effiziente Lösung bereit, über die elektronische Unterschrift bis hin zum systemweiten Audit-Trail. Die Einhaltung normativer Anforderungen als auch gesetzlicher Regularien wird ganzheitlich sichergestellt und jederzeit nachvollziehbar dokumentiert.

Somit erhält man nicht nur eine effiziente Dokumentenmanagement-Software sondern auch eine sichere.